• на главную
  • наши контакты
  • поиск по сайту
Юридические компании


Реклама на портале



metallist24.ru

Случайные вопросы


Юристы и адвокаты

Частный юрист Матвеев И. Б.
Частный юрист Денисов В. Р.

Ответ на вопрос: "Журнал регистрации трудовых договоров: типовая форма и правила ведения", можно узнать обратившись через формы обратной связи



Журнал регистрации трудовых договоров: типовая форма и правила ведения



В статье приведена справочная информация, для того что бы найти подходящее решение именно под вас, советуем обратится к консультанту. Это бесплатно. Так же действует бесплатный номер по всей России

Денисов Г. В.
 

Журнал регистрации трудовых договоров: типовая форма и правила ведения Журнал регистрации трудовых договоров – документ не обязательный в делопроизводстве, но достаточно полезный. В Постановлении Федеральной архивной службы (ФАС, Росархив) от 06.09.2000 г. в ст. 358 дан лишь перечень внутренних документов предприятия, учет которых необходимо вести, но самая форма ведения учета не оговаривается. Трудовые договоры и дополнительные соглашения в ст.

358 есть, но ведение учета в виде журнала предусмотрено лишь для движения трудовых книжек, по другому нормативному документу – Постановлению Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 г.

Так что регистрацию трудовых контрактов и дополнительных соглашений к ним (допов, как их для краткости называют) можно вести произвольно. Если в виде книги, то ее не нужно при ведении прошивать и пломбировать, лишь при сдаче в архив.

Но хранить нужно, по требованиям той же ФАС, 75 лет. Польза от регистрации трудовых контрактов и соглашений Регистрировать документы, подтверждающие трудовые отношения, все же желательно. В случае конфликта с уволенным работником отсутствие книги с записями заранее настроит суд в его пользу.

Также, следующие его работодатели имеют право и могут потребовать справку о его предыдущей занятости. Имея под рукой журнал, выдать ее не составит труда. Наконец, и для внутреннего пользования журнал куда удобнее, чем ворох старых договоров в архиве, записанных вперемешку с прочими документами того же периода. В книге регистрации трудовых контрактов в примечаниях можно записать суть работы, которую выполнял нанятый, и ее результат.

А это для себя может быть важнее, чем возможные коллизии извне. Регистрационную форму можно просто разлиновать в тетрадке. Или даже покупать «типовой» вариант в канцелярском магазине. Бланк журнала можно получить здесь же, по ссылке, и вести в электронной форме, а распечатки делать по мере надобности.

О нумерации Самое распространенное затруднение при ведении журналов типовой формы – нумерация регистрируемых документов. Во-первых, в 1 графе «№ п/п» пишется порядковый номер документа с датой регистрации. Для номеров непосредственно контракта есть отдельная графа.

В 3 графе формы «Номер договора» предусмотрен лишь один столбец, но допы идут под отдельными номерами. Для сведений о них предусмотрена своя, 10-я графа, там можно давать их номера. Но бегать глазами по строчкам при поиске долго и неудобно. Решить эту проблему можно просто. Раз книга не относится к бланкам строгой отчетности, дополнительная графа нарушением не будет.

Разобьем «Номер договора» на две подграфы – столбца: «Дог.» и «Доп.». При регистрации договора в сведениях о допах (графа 10) пишем лишь номера и самую суть, а при регистрации допов к конкретному договору в графе 3 или в графе 11 «Примечания» пишем его номер, каждый раз один и тот же.

Для совсем уж непонятливых можно так: «К дог. №nnnnn». Теперь, как бы ни оброс этот контракт допами, свести воедино информацию о нем и работе по нему будет нетрудно. Как вести учет? Исходя из общих правил ведения делопроизводства в РФ, журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений следует вести таким образом: Обложка – жесткая или полужесткая, долговечная.

Бумага – проклеенная офисная, плотностью не менее 60 г/кв. м. Титульный лист: наименование работодателя (без логотипа и реквизитов, это внутренний документ), заглавие: «Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений», начат/окончен. Все страницы должны быть заранее пронумерованы.

Первая страница: пустая или правила ведения и образец заполнения. Вторая страница: сведения о лицах, ответственных за ведение журнала (см. ниже) Дальше до конца: на каждом развороте – 11 граф для учета, также см. ниже. Последняя страница: «Закрыт, прошит, опечатан и сдан в архив ( дата прописью ) . Заполнено столько-то страниц с номерами контрактов с____ по____ и дополнительных соглашений с____ по____.

Дата, ФИО, должность, подпись. Основание: приказ, распоряжение, решение суда и т.п. с датой и номером. Сведения об ответственных за ведение учета. На этой странице 7 граф: 1 – № п/п. 2 и 3 – Период, с/по. 4 – ФИО. 5 – Должность и структурное подразделение.

Разбивать на две формализма ради нет смысла, чаще всего здесь записи типа: «Начальник ОК такой-то» или «Инспектор отдела кадров такая-то», из которых и так все ясно. 6 – Основание (док. номер, дата). Сюда записываются данные приказа или распоряжения, которым журнал был поручен ответственному. 7 – Подпись ответственного лица. Подпись в этой графе значит, что работник этот не только ознакомлен с приказом и взял на себя работу по ведению учета, но и отвечает за сохранность собственно документа.

Записи в журнале Учет ведется обычным для канцелярских документов образом, в 11 (12) графах на развороте: № п/п, сюда записывается учетный номер документа в порядке следования. Дата заключения контракта (допа, если для них отдельная нумерация). Номер трудового договора (или надграфа с 3а «Дог.» и 3б «Доп.». ФИО работника. Должность, профессия, вид работы. Структурное подразделение. Заключен (дата прописью). Расторгнут (дата прописью).

Характер работы: основная, совместительство. Сведения о дополнительных соглашениях, их даты и номера. Эту графу следует делать пошире, особенно, если допы не ведутся под отдельной нумерацией, как рекомендовано выше. Примечания.

Примечание: часто графы 7 и 8 объединяют в надграфу «Срок действия с___ по___». Это создает неудобства при учете документов с автопродлением и возможностью перевода на постоянную должность при расширении штата или по результатам работы и для договоров «на аккорд», т.е. на выполнение определенного объема работ с заданным качеством. При необходимости получить готовый журнал регистрации трудовых договоров, образец скачать можно здесь . Ошибочное и досрочное закрытие журнала Самая частая ошибка неопытных кадровиков: запись в первую графу «№ п/п» номеров договоров, а не учетных номеров документов в порядке следования по времени.

Обнаруживается она при заключении первого же дополнительного соглашения, и что тогда делать, если журнал уже частично заполнен? Закрыть этот журнал досрочно и начать новый. На последней странице (там получается большое свободное поле) от руки дописать: «Закрыт досрочно в связи с ошибочным ведением (номера договоров вписаны в графу порядковых учетных номеров)».

Доложить начальству, получить нахлобучку, распоряжение о закрытии этого журнала и завести новый. А по закону тут никакого нарушения не будет.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас: +7 (499) 703-35-96 (Москва) +7 (812) 309-82-63 (Санкт-Петербург) Это быстро и бесплатно !


Ответ:
metallist24.ru С уважением, Ларионов Д. Н..
 
Юридическая консультация онлайн
назад к списку вопросов

Похожие вопросы


© 2008-2016 Информационный юридический портал "Metallist24.ru"